Výber správneho účtovného softvéru je dôležitým rozhodnutím, ak si uvedomíme akú dôležitú úlohu hrá pri podnikaní účtovníctvo. Tak ako pri iných produktoch, aj tu treba zvažovať kúpu podľa svojich individuálnych potrieb. Ak si vyberiete softvér, ktorý nebude obsahovať všetko, čo vo firme potrebujete, pôjde o zbytočne vyhodené peniaze. To isté platí aj v prípade, že si vyberiete zbytočne komplikovaný systém, plný nadbytočných funkcií, ktoré nikdy nevyužijete.
Jedným z najdôležitejších hľadísk pri výbere býva, samozrejme, cena. Online účtovné softvéry sú v porovnaní s tradičnými, tzv. balíčkovými, ktoré sa inštalujú priamo v počítači, lacnejšie. Je to preto, lebo tu odpadajú rôzne poplatky, ale aj náklady súvisiace s údržbou IT infraštruktúry a súvisiace personálne náklady, keďže ide systém „cloudu“. Budem sa preto venovať tejto skupine softvérov. Aj keď je cena významným faktorom, pri výbere odporúčam všímať si aj iné, nemenej dôležité okolnosti. Na čo sa teda treba zamerať?
Užívateľské prostredie
Pre prácu každého užívateľa je dôležité, aby užívateľské prostredie bolo celkovo prívetivé, ale aj prehľadné, intuitívne, aby sa v ňom dokázal orientovať aj menej zdatný užívateľ. Zistiť je to možné tak, že si softvér v praxi vyskúšate, aby ste nekupovali mačku vo vreci. Preto si treba vyberať z tých účtovných softvérov, ktoré ponúkajú možnosť skúšobného bezplatného testovania. V praxi si tak môžete vyskúšať všetky funkcionality systému a po uplynutí lehoty sa rozhodnúť, či vám daný softvér vyhovuje.
Užívateľská podpora
Účtovníctvo je oblasť, kde je nutné stíhať množstvo najrozličnejších termínov, za ktorých zmeškanie často hrozia aj finančné sankcie. Je preto dôležité, aby účtovný softvér fungoval čo možno najspoľahlivejšie. Vždy však môže dôjsť k situáciám, keď si užívateľ nevie rady. V takých prípadoch je dôležité môcť sa obrátiť na odbornú pomoc. Preto je pri výbere účtovného softvéru dôležitým hľadiskom existencia a užívateľskej podpory, či už ide o telefonickú hot-line linku alebo niektorú z foriem online podpory. Samozrejmosťou by mali byť uverejnené FAQ na webe poskytovateľa, prípadne užívateľské manuály pre prípad, že užívateľ si chce vyhľadať informáciu najskôr sám. Najvyspelejšie online účtovné softvéry umožňujú online vyhľadávanie priamo v systéme, bez toho, aby z neho užívateľ vystúpil. Hľadané informácie sú zoradené v štruktúrovanej forme tak, aby sa užívateľ dostal k odpovedi už po niekoľkých klikoch.
Aktualizácia (softvéru a legislatívy)
Aktualizáciu systému v prípade online účtovných softvérov vykonáva vždy jeho dodávateľ, čiže užívatelia majú dostupnú zakaždým iba jeho najnovšiu verziu. Nemusia si teda inštalovať aktualizácie na svojompočítači. Dodávateľ vykonáva automaticky aj aktualizáciu súvisiacej legislatívy. Keďže tá sa u nás mení pomerne často, je to významný faktor, ktorá pri výbere účtovného softvéru treba zohľadňovať. Znamená to, že napr. v systéme sú nastavené legislatívne definované sumy/dávky, ktoré systém automaticky ponúka, resp. užívateľovi neumožní zadať neplatné údaje a pod.
Mobilita
Dôležitý faktor najmä pre tých, ktorí trávia veľa času cestovaním a ich prístup k počítaču je preto obmedzený. Podstatou tejto služby, ktorú môžu ponúknuť iba online účtovné softvéry je možnosť používateľa prihlásiť sa do svojho účtovníctva prostredníctvom mobilného telefónu, či tabletu a získať potrebné údaje. Pri výbere sa treba sústrediť na to, či systém v momente prihlásenia rozozná, že ide o pripojenie cez mobilné zariadenie a automaticky ponúkne prispôsobené rozhranie, či má podporu viacerých operačných systémov, ako aj na celkovú „prívetivosť“ užívateľského rozhrania.
Bezpečnosť/zálohovanie údajov
Jeden z najdôležitejších faktorov pri posudzovaní kúpy účtovného systému, vzhľadom na citlivosť účtovných údajov a potrebu ich čo najvyššej ochrany. U online účtovných systémoch zálohovanie údajov zabezpečuje dodávateľ softvéru. Keďže údaje sú ukladané na vzdialených serveroch, je prirodzené, že ľudia majú obavu z prípadnej straty údajov. Pravda je však taká, že úroveň zabezpečenia údajov v cloude ďaleko prevyšuje úroveň lokálneho zálohovania. Napriek tomu, ak patríte ku konzervatívnym užívateľom, potom treba uprednostniť taký účtovný softvér, ktorý umožňuje oboje, teda okrem online aj lokálne zálohovanie dát, ako je tomu aj v prípade nášho softvéru.
Celkovo možno povedať, že online účtovné softvéry prešli za ostatné obdobie prudkým rozvojom. Ich výrobcovia neustále pracujú na ich zlepšovaní a prichádzajú s novinkami, ktoré užívateľom významne pomáhajú a zlepšujú užívateľské pohodlie. Online účtovné softvéry, vzhľadom na svoj charakter najmä profitujú z takmer nevyčerpateľných možností internetu. Poskytovatelia svoj účtovný softvér prepájajú s inými online službami a produktmi, ktoré potom významne znižujú prácnosť účtovania, či zlepšujú kontrolu (postupu, ale aj správnosti údajov), ale dokonca si za užívateľa aj pamätajú. U nás najnovšie napríklad tak, že ak užívateľ nepracuje so softvérom viac ako hodinu, systém ho automaticky odhlási. Po zadaní prihlasovacích údajov potom načíta práve ten doklad, v ktorom naposledy pracoval.
