Poznáte ten pocit, keď ako živnostník stojíte pred rozhodnutím, ktoré má dopad na vaše hospodárenie a vy si potrebujete súrne preveriť jeho stav, respektíve situáciu v konkrétnej účtovnej skupine? Voláte preto svojej účtovníčke a dúfate, že zistiť informáciu nebude problém. Lenže účtovníčka je práve mimo dosahu svojho počítača (v obchode, na dovolenke, na služobnej ceste či na školení – doplňte si tam čokoľvek), skrátka, môže byť v tej chvíli, keď ju najviac potrebujete, kdekoľvek.
Alebo iná situácia. Ste šéfom firmy a práve ste na rokovaní s obchodným partnerom. Tvrdí vám, že na základe novely akéhosi zákona mu musíte uhradiť platbu inak, ako ste pôvodne predpokladali. Voláte účtovníčke, aby vám to overila v účtovnom programe, ktorého súčasťou sú aj aktualizácie príslušnej legislatívy. Tá je však mimo kancelárie, lebo je práve obedová prestávka, na ktorú má nárok.
Možno je táto predstava mierne pritiahnutá za vlasy a hovoríte si, že pravdepodobnosť, že sa vám takéto čosi stane, je malá. Lenže skúsenosti zo života nás učia, že veci sa obvykle dejú práve v tých najnevhodnejších chvíľach a keď to najmenej očakávame. Predchádzať podobným situáciám sa pritom dá veľmi jednoducho pomocou online účtovníctva.
Podstatou online účtovníctva je umiestnenie účtovných údajov nie v počítači účtovníka, ale na vzdialenom serveri, v tzv. cloude a prístup k nim nemusí byť obmedzený len na jednu osobu. Preto sa k údajom okrem účtovníka môže dostať aj iná autorizovaná osoba, napríklad aj vlastník, či štatutár danej firmy priamo zo svojho zariadenia, ktorým môže byť notebook, tablet alebo hoci aj smartfón. K informáciám sa tak dostanete vždy v momente, kedy ich potrebujete. Jedinou podmienkou je internetové pripojenie.
Prístupové práva k účtovným údajom sa však v prípade online účtovného systému nekončia iba reguláciou počtu oprávnených osôb. Prístup sa dá nastaviť aj z hľadiska rozsahu. To znamená, že každá autorizovaná osoba môže mať v systéme nastavené individuálne prístupové práva, s dostupnosťou iba k tým údajom, ktoré potrebuje na výkon svojej práce. Napríklad, fakturant nemusí mať prístup ku mzdám, pretože to nie je nevyhnutné. Tým sa automaticky zabezpečí väčšia ochrana údajov, čo je pre každého živnostníka, vlastníka či manažéra firmy želaný stav.
Z uvedeného je zrejmé, že okrem cenových a iných výhod, je online účtovný systém aj veľmi flexibilný. A to je vlastnosť, ktorú treba v podnikaní rozhodne zohľadňovať.
