Na rozdiel od bežných účtovníckych a ekonomických systémov, ktoré sú inštalované na lokálnych počítačoch, resp. lokálnych serveroch, v prípade online účtovníctva sú softvér aj samotné účtovné údaje uchovávané vo veľkých vzdialených dátových centrách a dostupné cez internet. Je to zásadný rozdiel, od ktorého sa odvíja množstvo ďalších faktorov. Skúsme sa preto pozrieť na online účtovné softvéry, ako novinku na trhu, z pohľadu užívateľa. Aké hlavné faktory by mal brať do úvahy záujemca o kúpu online účtovného a ekonomického systému?
Faktor 1 – dostupnosť dát
Jeden z najdôležitejších faktorov, ktorý treba zvážiť. Tu treba vziať do úvahy nielen časovú dostupnosť, ale aj prístupnosť k údajom z pohľadu počtu oprávnených osôb. Ak máte externého účtovníka využívajúceho klasický účtovný systém inštalovaný v jeho lokálnom počítači, tak nielenže nemáte priamy prístup k týmto údajom, iba sprostredkovaný, ak vám ich povie alebo zašle emailom, ale ste obmedzený aj jeho/jej fyzickou prítomnosťou pri danom počítači. Nič z toho neplatí pri online systéme, ktorý je dostupný nonstop, 24 hodín denne, 7 dní v týždni, s prístupom viacerých autorizovaných osôb, teda okrem účtovníka sa k nim dostane – aký paradox – aj ich majiteľ, či už živnostník, štatutár firmy alebo manažér, prípadne iná oprávnená osoba. Samozrejmosťou je, že dostupnosť údajov nie je viazaná na konkrétny počítač či notebook, pretože sú dostupné odkiaľkoľvek, kde je internetové pripojenie. Sú teda dostupné tak pri práci z domu, na služobnej ceste, pri obchodných rokovaniach doma alebo v zahraničí, v ktoromkoľvek čase.
Faktor 2 – bezpečnosť údajov
Ide o kľúčový faktor, vzhľadom na citlivosť účtovných údajov a z toho vyplývajúcu prirodzenú potrebu ich čo najvyššej ochrany. Tu klasické účtovné systémy ťahajú jednoznačne za kratší koniec. Je ťažké si vôbec predstaviť výšku investícií do IT systémov v prípade živnostníka alebo malej či strednej firmy, aby sa aspoň priblížili na porovnateľnú úroveň zabezpečenia údajov, ako je to u prevádzkovateľov cloudov, t.j. veľkých dátových úložísk. Pre ne je charakteristické, že majú záložný zdroj energie, sú odolné proti zemetraseniu, klimatizované, vybavené protipožiarnymi senzormi, strážené stálou bezpečnostnou službou a používajú špičkové technológie a zariadenia. Pri prenose dát sú jednotlivé dátové balíky šifrované, resp. sa používajú iné kryptovacie technológie. Z uvedeného vyplýva, že bezpečnosť údajov je v prípade online účtovníckych softvérov, v porovnaní s lokálnymi systémami, vysoko nadštandardná.
Faktor 3 – cena
Pre mnohých absolútne najdôležitejší faktor pri posudzovaní kúpy účtovného systému. Rozdiel tu vzniká už pri poplatkoch, keď v prípade online systému odpadajú vstupný, licenčný, aj inštalačný poplatok (platí sa jedna cena, v ktorej je zahrnuté všetko). Cena pri online systéme nerastie ani na základe počtu účtovaných spoločností, či užívateľov alebo dostupných modulov. S online účtovnými systémom odpadajú náklady na ľudí, servre a ich zabezpečenie a nevznikajú ani počiatočné náklady spojené s kúpou softvéru a ďalších technológií. Ak vezmeme do úvahy zmluvné garancie poskytované k online systémom, správu aplikácií a užívateľskú podporu 24 hodín denne, čo je zahrnuté už v cene služby, cenová výhodnosť online účtovného systému je nespochybniteľná.
Faktor 4 – zálohovanie údajov
Ak dokážete pri lokálnom zálohovaní dát zdvojovať všetky dôležité súčasti infraštruktúry, čo znamená, že v prípade výpadku jedného hardvérového či softvérového komponentu sa automaticky spustí druhý, ak zálohovanie je riešené systémovo a neponechané na ľudskom faktore a ak zamestnávate odborníka, ktorý má reálne skúsenosti so správou aplikácií, zálohovaním a obnovovaním dát, tak nič neriešte. V opačnom prípade je lepšie využívať online účtovný systém, keďže cloudové služby umožňujú opustiť zastarané metódy zálohovania, ktoré sú známe už od čias vzniku prvého počítača a začať využívať moderné technológie, ktoré dokážu poskytnúť bezpečné úložisko, instantnú obnovu dát, nenákladnú, bezpečnú a dlhodobú archiváciu údajov.
Faktor 5 – upgrade
Tu niet čo riešiť, u online účtovných systémoch platí, že upgrade vykonáva dodávateľ automaticky, t.j. pre všetkých klientov je vždy dostupná najnovšia verziu softvéru. Znamená to, že klienti online systémov už viac nepotrebujú inštalovať upgrade na žiadnom lokálnom počítači.
Na overenie výhod online účtovného softvéru je možné si vyskúšať plnú verziu softvéru PRO-FIT na jeden mesiac zdarma.
