Obdobie do 31. marca je pre firmy najlepším časom na výmenu zastaraného účtovného softvéru.
Mnoho podnikateľov odkladá výmenu starého účtovného softvéru za nový, pretože sa boja straty času a zdanlivého množstva práce, ktorú treba vykonať. V skutočnosti ide o prácu na pár hodín, ktorú zvládnete aj sami, prípadne ju zvládne váš účtovník, fakturant, či asistentka alebo aj externá účtovná firma.
Aj o výmene účtovného softvéru panuje mnoho stereotypov. A hoci veľa z nich je dosť vzdialených od reality, ich odstrašujúci účinok je natoľko veľký, že odrádza podnikateľov od prechodu na modernejší účtovný softvér, ktorý by im uľahčil prácu, ušetril čas i peniaze a tým zvýšil efektivitu ich vlastného podnikania.
Podrobnejší návod pre jednoduché aj podvojné účtovníctvo »
Pokúsime sa aspoň v skratke načrtnúť najznámejšie stereotypy a porovnať ich s realitou:
Pred prechodom na nový účtovný softvér treba účtovne dokončiť starý rok
Nie je to potrebné. Z predchádzajúceho účtovného programu si prenesiete zostatky účtov a po jednotlivých položkách ich vložíte ako koncové stavy minulého roka do nového softvéru. Ak zadáte počiatočný stav a napríklad koncom marca zistíte, že sa niečo zmenilo, tak to jednoducho a kedykoľvek zmeníte. Samozrejme, aby to bolo bezpečné, zmeny by mal mať pod kontrolou účtovník.
Začať môžete dokonca aj bez počiatočného stavu účtov a tie potom dopĺňať priebežne. Jediný dôvod na ich skompletizovanie v dostatočnom čase je mať čo najskôr správne výsledky z aktuálneho obdobia.
Import dát do nového softvéru je nákladná a pracná činnosť
Je to fáma. Vložiť dáta z predchádzajúcich účtovných programov je možné prostredníctvom Excel súboru, ktorý je potrebné správne vyplniť, aby import dát prebehol hladko. Systém automaticky natiahne a zatriedi všetky položky, ktoré boli vyplnené v dodanej Excel tabuľke. Tento spôsob importu umožňuje rýchly prechod na nový softvér.
Ak budete potrebovať export dát z nového softvéru, aj to je možné, dokonca z predchádzajúcich rokov. Dáta si tak môžete archivovať alebo analyzovať aj mimo softvér. Pri exporte sa potom ukladajú v prehľadných tabuľkách.
Údaje z predchádzajúcich období sú dostupné iba obmedzene
Nie, po celú dobu používania sú všetky údaje z akéhokoľvek roku kompletne dostupné , aby ste ich mohli analyzovať a kedykoľvek k nim až do posledného detailu pristupovať. Stačí doklad vyhľadať alebo zadať v prehľadoch potrebné dátumy od-do.
Takéto riešenie umožňuje porovnávať predchádzajúce roky, analyzovať obraty, náklady a získané informácie okamžite využiť na plánovanie budúcich podnikateľských aktivít. Neposlednou výhodou je možnosť vystavovať faktúry a účtovať banku už od prvého pracovného dňa v novom roku, a to bez nutnosti uzatvorenia predchádzajúceho roku.
Údaje z predchádzajúceho obdobia nie sú prehľadné a už sa nedajú spätne opravovať
Áno, stašie systémy s tým majú problém. Z dôvodu priebežného zmenšovania databáz sú v starých systémoch aj jednotlivé účtovné knihy oddelené a pri zaúčtovaní sa spúšťa komplikovaný proces prekopírovania účtovných hodnôt do denníka, prepočtu kumulatívnych obratov za jednotlivé obdobia. Dôsledkom je stav, že vystavená faktúra sa nezobrazuje v účtovníctve, pokiaľ neprebehol takýto proces zaúčtovania. Problematická je oprava dokladu, ak bol už zaúčtovaný.
Moderné systémy na akých pracuje aj online účtovný softvér PRO-FIT majú všetky záznamy uložené na jednom mieste. Je to tak preto, lebo PRO-FIT, na rozdiel od starších účtovných programov, pracuje v pozadí s dokladmi inak. Používa online databázu MS SQL Server, čo v praxi znamená, že doklady a účtovné knihy majú lepšiu štruktúru a sú prehľadnejšíe, ako v starých systémoch. To umožňuje bezproblémovú opravu a okamžité zobrazenie účtovných dokladov v účtovníctve ihneď po ich zaevidovaní. Účtovné knihy sú riešené formou správne zadefinovaných prehľadov a filtrov. Takýto spôsob ukladania dát umožňuje vysoký výkon databázy MS SQL server.
Mnohí podnikatelia majú tiež obavu, že nie sú natoľko zdatní v tejto oblasti, aby to oni alebo ich účtovníci zvládli. Pre takéto prípady je klientom k dispozícii náš špecializovaný tím, ktorý vám s prechodom do nového účtovného softvéru poradí.
Nezabudnite – účtovať môžete začať už teraz, údaje vložiť spätne. Nečakajte na účtovníkov, kým dokončia starý rok. Nový rok s PRO-FITom môžete začať účtovať hneď a budete mať vždy aktuálny prehľad o vašich financiách.
