Manažérske účtovníctvo vám poskytne kompletný prehľad o procesoch vo firme
Každý podnikateľ potrebuje mať nastavený účtovný systém tak, aby mu poskytoval dostatočnú spätnú väzbu. Výnimkou nie sú ani predajcovia, pre ktorých je analýza predaja existenčnou otázkou. Kým veľkí predajcovia takýmito systémami disponujú a podľa nich nastavujú celý model predaja, malí predajcovia fungujú často intuitívne. Na otázky, či by vedeli vymenovať svoje najpredávanejšie produkty, lokality s najväčším odberom alebo aká je krivka predaja v rôznych obdobiach roka, by mnohí z nich vedeli odpovedať iba odhadom, často nesprávne.
Je to tak hlavne preto, lebo mnoho predajcov sa v maloobchode ocitlo skôr riadením osudu, než úmyselne. Typickým príkladom môžu byť predajcovia bicyklov, ktorými sú zväčša bývalí cyklisti alebo cyklistickí nadšenci. Hoci o bicykloch toho vedia veľa, máloktorí disponujú znalosťou manažmentu predaja so všetkým, čo k tomu patrí. V systéme účtovnej evidencie zväčša improvizujú, aby po čase, na základe vlastných skúseností zistili, že im neposkytuje takmer žiadnu užitočnú spätnú väzbu. Aj vďaka tomu sa ocitajú niekedy aj v existenčných problémoch, a to paradoxne aj v prípade, ak sa im darí. Ako je to možné?
Skúsme to ilustrovať na konkrétnom príklade z prostredia cykloobchodu
Ak predajca nemá vo firme kompletný prehľad o procesoch, od objednávky, logistiky, skladu až po fakturáciu, problém mu môže spôsobiť aj náhly nárast počtu objednávok. Vtedy sa mu totiž neúmerné predlžuje lehota od momentu objednávky po platbu od zákazníka. A keďže predajca má objednaných u dodávateľov veľké množstvo komponentov, ktoré musí uhradiť spolu s ostatnými nákladmi (prenájom, mzdy, DPH, atď.), ešte predtým, než mu zaplatí zákazník, problém s cashflow je na svete. Chýbajúci prehľad mu môžu spôsobiť ale aj iné komplikácie, napr. že dodacie termíny na splnenie prijatých objednávok vôbec nemusia byť nastavené v súlade s logistikou jeho dodávateľov atď.
Riešenie existuje
S podobnými problémami sa možno stretnúť nie len u predajcov bicyklov, ale u maloobchodníkov všeobecne, pretože tam fungujú približne rovnaké predajné modely, odlišný je iba sortiment tovaru. Pritom riešenie existuje. Je ním manažérske účtovníctvo.
O čo ide? Ak by som chcel použiť prirovnanie, kým účtovníctvo môžeme chápať ako pohľad do spätného zrkadla, lebo poskytuje údaje za uplynulé obdobie, manažérske účtovníctvo je pohľad cez čelné sklo. Poskytuje totiž nielen prehľad o minulom období, ale aj predikciu do budúcnosti. Je to možné urobiť až na niekoľko mesiacov dopredu, na základe údajov o cashflow (náklady a výnosy, stav financií v banke, aj v pokladni) a na základe aktuálnych údajov o stave skladu, prijatých objednávkach, top produktoch atď. Na takéto spracovávanie údajov je potrebný kvalitný účtovný softvér, ktorý dokáže selektovať a exportovať požadované výstupy, aby mal podnikateľ neskreslený prehľad o stave firmy, mohol si nastaviť obchodné vzťahy s dodávateľmi na základe reálneho objemu objednávok od zákazníkov. Ide o vzájomné prehľadné previazanie dát v systéme, kde v jednej prehľadnej tabuľke sú uvedené údaje o skladových položkách, počte prijatých objednávok, fakturovaných položkách, termíny, skrátka všetky dôležité údaje sú pokope.
Ak to mám zhrnúť, medzi hlavné benefity manažérskeho účtovníctva patrí stály prehľad v dátach, možnosť exportu dát zo softvéru v prehľadných tabuľkách, s ktorými sa dá okamžite pracovať, možnosť analyzovať minulé obdobia na základe realizovaných objednávok, ale aj plánovanie budúcich podnikateľských cieľov niekoľko mesiacov vopred na základe obratu, stavu skladov, počtu objednávok, nákladov spojených s prevádzkou firmy, obchodom. Podnikateľ má tiež možnosť vidieť, aký čas trvá obchodný prípad, od prijatia objednávky po dodanie a fakturáciu.
Ak váhate, či je manažérske účtovníctvo pre vás, tu je malý test:
Viem, ktoré sú moje najpredávanejšie a najmenej predávané produkty?
Je moja marža dostatočne vysoká, aby pokryla všetky náklady?
Aká je krivka predaja, kedy sa mi začína a končí sezóna?
Ktoré mesto/lokalita mi robí najväčšie obraty?
V ktorom čase prichádza najviac objednávok? Cez víkend? Ktorý deň v týždni?
Vidia všetci zamestnanci priebeh vybavovania/aktuálny stav/„obchodného prípadu“ v jednom dokumente?
Ak ste na otázky odpovedali kladne, ste šťastný predajca, ktorý má svoje obchodovanie pod kontrolou.
Ak je vaša odpoveď nie, online účtovný softvér PRO-FIT je nástroj, ktorý vám pomôže stať sa úspešným predajcom.
