Na prvý pohľad sa zdá, že myšlienka zapojiť všetkým zamestnancov do systému manažérskeho účtovníctva je v priamom protiklade s tým, čo sa doteraz o manažérskom účtovníctve uvádzalo. Teória totiž hovorí, že manažérske účtovníctvo je systém, ktorého úlohou je poskytovanie informačných dát pre rozhodovanie riadiacich pracovníkov.
Prečo by doň teda mali vstupovať zamestnanci?
Je pravdou, že manažérske účtovníctvo, ako vyplýva už zo samotného názvu, je predovšetkým nástrojom manažmentu pre riadenie, rozhodovanie, kontrolu a formovanie podnikovej politiky. Pravdou je však aj to, že zapojenie zamestnancov do systému manažérskeho účtovníctva nielenže nie je s jeho primárnou úlohou v protiklade, ale naopak, v priamom súlade. Ak má totiž manažérske účtovníctvo plniť svoju úlohu, je nevyhnutné, aby údaje v ňom boli nielen čo najpresnejšie, ale aby aj ich rozsah bol čo najväčší. Zároveň platí, že náklady na zabezpečenie týchto údajov musia byť čo najnižšie, resp. nižšie než efekty, ktoré tieto údaje poskytujú.
To sa dá dosiahnuť jediným spôsobom, a to tým, že do napĺňania údajov, ale aj ich neskoršieho čiastočného využívania zaangažujeme aj zamestnancov. Na to je potrebné zabezpečiť, aby v rámci firmy fungoval jediný, zdieľaný účtovný systém s odstupňovaným prístupom pre všetkých zamestnancov, ktorý by bol výhradným a denne používaným nástrojom evidencie všetkých účtovných dokladov. Až keď všetci bez výnimky budú pracovať v rámci spoločného systému, ktorý začnú napĺňať dátami, ten začne prinášať výsledky. Tie budú následne, v odstupňovanom rozsahu, od úplnej dostupnosti pre top manažérov až po postupne štíhlejšiu podobu smerom dolu, v závislosti od agendy daného pracovníka, dostupné všetkým zamestnancom.
Obmedzovať zamestnancov nieje efektívne
Problémom je, že obchodná politika tradičných účtovných softvérov je v priamom rozpore s uvedenou schémou jediného, široko prístupného účtovného systému vo firme, pretože spoplatňujú každého užívateľa. To spôsobuje, že firmy v snahe ušetriť, často obmedzujú počet svojich zamestnancov, ktorý majú prístup do systému, čím sa ale systém stáva menej komplexným.
Riešením je zakúpenie niektorého z online účtovných softvérov. Ich dodávatelia neuplatňujú žiadne obmedzenia v počte užívateľov, takže firma ich počet nemusí limitovať. Pre firmy preto nie je problém umožniť prístup do systému hoci aj všetkým zamestnancom.
Presne takéto možnosti ponúka aj online účtovný systém PRO-FIT. Okrem toho, že firma môže sprístupniť vstup do systému neobmedzenému počtu zamestnancov, môže im zároveň nastaviť vlastnú bezpečnostnú úroveň a oprávnenia vyplývajúce z pridelenia do skupiny. Pridelenie do skupiny znamená, že získajú prístup do vopred určených častí systému a môžu realizovať len určité zápisy.
Takto nastavený účtovný systém poskytuje konsolidovaný výkaz všetkých relevantných údajov potrebných pre manažment firmy.
