Chceš vedieť, ako mať absolútny prehľad vo financiách firmy? Najspoľahlivejším a najjednoduchším spôsobom je správne nastavenie a vedenie tvojho účtovníctva. V tomto článku sa dozvieš, ako na to.

Ak je pre teba účtovníctvo iba nutným zlom, ukracuješ sa o jeho iné výhody. Medzi ľuďmi je zaužívané, že účtovníctvo je potrebné evidovať iba kvôli daňovému priznaniu. No vo svojej podstate to vôbec nie je pravda. Účtovníctvo v sebe skrýva množstvo informácií o stave firmy. Je škoda nevyužívať ich.

1. krok: Moderný softvér

Účtovníctvo ti vie pomôcť kontrolovať stav financií, no iba za určitých podmienok. V prvom kroku musíš mať kvalitný softvér, ktorý je technologicky moderný, prehľadný a neobmedzuje ťa nezmyselnými poplatkami za každú funkciu.

2. krok: Parametre a nastavenie softvéru

Taktiež je dôležité mať softvér správne nastavený, aby si z neho vedel vyfiltrovať tie správne dáta. Ak si kategórie v softvéri správne nastavíš a každý účtovný prípad označíš príslušným parametrom, dokážeš si jednoducho zistiť potrebné informácie. Nepotrebuješ si teda zvlášť viesť tabuľky a excely v iných programoch. V Profite365 si vieš nastaviť svoje kategórie podľa osoby, hospodárskeho strediska, nákladovej jednotky, prípadne projektu.

3. krok: Mať vždy aktuálne dáta

Pokiaľ niekto prinesie externej účtovníčke doklady raz za tri mesiace a jej trvá ich zaúčtovanie ďalší týždeň, takéto účtovníctvo je naozaj dobré len na spracovanie daňového priznania.

Evidenciu treba viesť priebežne, aby boli dáta stále aktuálne. A to sa najlepšie dosahuje automatizáciou. Profit365 napríklad v reálnom čase spracováva pohyby na účte a páruje ich s faktúrami. V momente, keď ti v mobile „cinkne“ SMS s pohybom na účte, tento pohyb máš zaúčtovaný aj v účtovníctve. Bez zásahu účtovníka.

Zaujímavou možnosťou Profitu365 je využitie automatického rozoznávania prichádzajúcich faktúr. Faktúru pošleš na definovaný e-mail a behom pár minút je zaúčtovaná v Profite365. A to znovu bez zásahu účtovníka.

Ak faktúry vystavuješ priamo v Profite365, máš v reálnom čase prehľad o výnosoch, nákladoch, záväzkoch, pohľadávkach a registračných pokladniach tvojej firmy.

Prečítajte si tiež: 4 dôvody, prečo oceníš automatické aktualizácie produktu

4. krok: Prístup viacerým ľuďom

Profit365 je online softvér, ktorý môžeš používať na tablete, desktope či mobile. No to nie je jeho jedinou „flexibilnou“ výhodou. K Profitu365 má prístup neobmedzený počet používateľov vo firme. Počet používateľov nie je nijako osobitne spoplatnený.

Obchodný zástupca firmy si vie na stretnutí so zákazníkom okamžite overiť stav požadovaného tovaru na sklade, prípadne rovno vystaviť objednávku alebo faktúru a nechať si ju od zákazníka potvrdiť. Na realizácii objednávky sa teda začne pracovať skôr, ako obchodník odíde od zákazníka.

5. krok: Byť realista

Na záver to najdôležitejšie. Pre zachovanie finančného zdravia firmy je dobré byť realista. Ak si vo finančnom pláne naplánuješ nereálne vysoké tržby a k nim primerané náklady, toto odtrhnutie sa od reality ťa čoskoro dobehne a spôsobí ti množstvo problémov. Maj veľké plány, sny a ciele, ale realizuj ich s rozumom. :)