Vybavujte svoju biznis agendu priamo v teréne
Mobilné zariadenia ako sú tablety a smartfóny priniesli do života vyššiu flexibilitu a mobilitu, ktorá umožňuje aj podnikateľom vykonávať stále viac činností z miesta, kde sa práve nachádzajú a v čase, ktorý im najviac vyhovuje. Výhody hromadného rozšírenia mobilných zariadení preto využívajú aj vývojári online účtovných aplikácií, prostredníctvom ktorých už nie je problém spracovať administratívno-účtovnú agendu priamo v teréne, čo bolo donedávna nepredstaviteľné.
Klienti online účtovných softvérov si už zvykli na efektívnu biznis komunikáciu a processing, ktoré im tieto produkty prinášajú. Jednou z bežných možností je napríklad spracovanie, vystavovanie a odosielanie faktúr alebo objednávok priamo z terénu, klientom, či dodávateľom, pričom sa zároveň obidva formáty v účtovnom systéme aj automaticky archivujú. Zároveň platí, že ich môže vystavovať za firmu viacero osôb súčasne, napríklad obchodní zástupcovia. Hoci sa každý z nich môže nachádzať na inom mieste, u rozdielnych zákazníkov, každý z nich môže z miesta flexibilne vystavovať faktúry za predaný tovar. Všetky vystavené dokumenty sa totiž sústreďujú a evidujú v spoločnom účtovnom systéme, s ktorým navyše môže účtovník firmy okamžite pracovať.
Celý obchodný proces takejto firmy sa absolútne zrýchli na rozdiel napríklad od takej, ktorá využíva tradičný desktopový účtovný softvér. Tam by tí istí obchodní zástupcovia museli rovnaké doklady buď vystaviť dodatočne, po príchode do firmy alebo to vybaviť telefonicky s kolegom, ktorý sa vo firme fyzicky nachádza a ktorý za nich v účtovnom systéme dokumenty spracuje, vystaví a odošle.
Podobne je to s objednávkami. Ak napríklad prevádzkujete pekáreň a ste u svojho dodávateľa niektorej zo surovín, ktorý ma na ňu práve časovo alebo množstvovo obmedzenú akciu, môžete zareagovať hneď a tovar objednať online, priamo na mieste. Nestane sa vám tak to, že vás predbehne konkurencia alebo že na to po príchode do firmy zabudnete.
Otravuje Vás zakaždým vypisovanie identifikačných údajov?
Samotné vystavovanie faktúr, či objednávok priamo v teréne je pritom nenáročné a rýchle. Napríklad, v našom online účtovnom softvéri PRO-FIT to funguje tak, že pri vystavovaní faktúry na firmu stačí zadať jeden z identifikačných údajov firmy, ideálne IČO a účtovný softvér ju automaticky vyhľadá v zozname a doplní. Údaje o firmách sú aktualizované podľa Obchodného registra, z ktorého sa údaje do databázy importujú. Samozrejme, ak ide o fyzickú osobu – nepodnikateľa, všetky údaje treba vpísať manuálne. Aj tu však platí, že pri opakovanej objednávke alebo faktúre na ten istý subjekt sa obidva dokumenty dajú skopírovať, čím sa opäť šetrí čas. Funguje to podobne ako pri internet bankingu, keď zadáte rovnakú platbu. Všetky údaje sa skopírujú a stačí si len aktualizovať potrebné položky.
Máte prehľad o zásobách aj v teréne?
Ďalšou z výhod PRO-FITu je možnosť si priamo v teréne skontrolovať aj sklad a zásoby. Nie je to úplne bežná služba, niektoré online softvéry sú totiž zamerané iba na fakturáciu a neposkytujú informácie o sklade a ani úhrady sa nenačítavajú z účtovníctva, ale treba ich manuálne zapisovať. V PRO-FITe si vie klient priamo v teréne pozrieť, aký je aktuálny stav skladových zásob, či má dostatok tovaru, ak sa napríklad nachádza u zákazníka, ktorý si chce objednať konkrétny tovar. Pri každej položke v sklade pritom pomocou prehľadnej tabuľky vidí aj to, ktorému zákazníkovi bola vystavená výdajka, kedy, za aký tovar alebo službu, za akú cenu, a tiež, v akom množstve. Cez vystavené výdajky/príjemky sa dá pritom dostať na jeden klik zo skladu do vystavených/prijatých faktúr a skontrolovať úhrady. Je teda zrejmé, že celý systém je veľmi prehľadný a má aj ďalšiu výhodu – efektívnosť. Všetko totiž prebieha bezpapierovo, čo šetrí nielen náklady, ale aj životné prostredie.
Cloudové riešenia zefektívňujú podnikanie
Čoraz viac podnikateľov si uvedomuje, že cloudové riešenia im môžu pomôcť významne znižovať náklady, ale aj zrýchliť a zefektívniť ich podnikanie. Ak nepodceňujú obozretnosť pri práci so svojimi dátami, tak samotné cloudové riešenia poskytujú bezpečný, komprimovaný a šifrovaný prenos dát, ako aj ich uloženie v bezpečí dátového cloudového úložiska. Nezanedbateľnou pridanou hodnotou je pritom aj automatické zálohovanie súborov, ktoré prebieha na pozadí.
